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Zoom会議の始め方

社内向けに、Zoomで出来ること・やり方・オンライン会議のコツなどをまとめておきます。必要だと思われる部分の抜粋ですので、すべての機能を網羅しているわけではありません。

他にこんなことは出来ないのか？こういう使い方は出来るの？などあれば質問いただければ可能な範囲で調べてまとめてみます。

 

1.オンライン会議での心構え・コツ

Zoomの使い方のレクチャーに入る前に、まずはオンライン会議での心構え・回し方のコツなどを簡単にまとめておきます。

【ホスト】

  • あらかじめアジェンダを決めておき、参加者に事前に知らせて(配布して)おく。
  • Zoomの参加リンクを送る際は、日時・時間・題名をきっちりと入れて送る。
  • 早めにZoomにログインし、マイクやスピーカー・カメラなど正常に動くか確認しておく。
  • 全体の進行役を決めておく。特に決まってない場合は基本的にはホストが進行を行うようにする。
  • 話す人以外ホストで一括して参加者をミュートにしておくのも手。
  • 意見を求める際は、なるべくホストが指名して意見がないか聞くようにするしてもよい。
  • 誰かしらゲストの環境音が入って気になる場合は、ゲストのマイクを切る勇気も必要。
  • スピーカー以外はなるべくマイクを切っておいたほうがスムーズに進行できるが、反応がないとお通夜みたいになるのでホストの他にメインとなる参加者はマイクをオンにしておいてなるべく反応をする。

 

【ゲスト】

  • 参加者は5分前には参加するようにし、マイク・スピーカーがちゃんと機能するか事前に確認をする。
  • ネットワーク環境のよいところから参加する。
  • やもうえず周りで音が出る環境にいる場合は、自分のマイクは切って参加する。
  • 相手がしゃべっている時には、話を被せないように心がける。言ってもやめない場合は、ホストがマイクを切る。
  • ミュートで声が伝わらない時は、身振りやアイコン・チャットを使って意思を伝えるようにする。
  • 参加者は、発言する際は自分の名前をまず名乗り、話していいか確認を取ってから発言をする。
  • 意見を言い終わったら、「以上です」と自分の発言が終わりであることを明示する。
  • 参加者は、なるべく相槌をうち、聞こえているという意思表示をするように心がける。
  • 特別な理由がない限り、マナーとして参加する際はなるべくカメラはオンにしておく。

 

2.社外の方やゲストを招待する時に気をつけたいこと

社外やゲストの方、面接などでZoomの招待リンクを送る際は、《注意事項》として以下のような予想しうることをことをあらかじめ書いておいたほうが、何かあった際対応しやすくなります。

以下に、以前にオンライン会社説明会の際に送った内容を例としてあげます。

例）

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【2月1日(月) 10:30〜11:00 　企画設計1次面接】


協進印刷 本社さんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。


トピック: 2/1(月) 10:30〜11:00 企画設計採用1次面接
時間: 2021年2月1日 10:30 AM 大阪、札幌、東京

Zoomミーティングに参加する
https://us02web.zoom.us/j/XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

ミーティングID: 000 0000 0000
パスコード: 000000


《注意事項》

※Zoomへは開始10分前から入室できます。その際、出欠の確認をいたしますので参加名をエントリーと同じ名前でご参加ください。

※説明会は時間を予定しておりますが、開始時間・質疑応答の内容によって前後することがございます。余裕を持ってご参加ください。
※もし参加が遅れる・参加できない等ありましたら事前にご連絡ください。
※自宅のWifiなど、ネット回線環境の良いところからご参加ください。
※参加の際は、スピーカー・マイクを用意の上、カメラをオンの状態でご参加ください。
※最後に質疑応答等の時間を設けておりますので、なるべく静かな環境からご参加ください。
※説明会参加中の食事はご控えください。飲み物はご自由にお持ちいただいて結構です。
※Zoomでの参加中音声が聞こえない、マイクが使えないなどのトラブルがありましたら、チャットからのメッセージをいただければ対応いたします。



その他参加に当たって、不明点等ありましたら事前にご連絡ください。

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現在のZoomの設定ですと、参加の際にホストが参加者の承認をしないと入れませんので、始まる前にある程度時間の余裕が必要です。

少人数であれば問題ありませんが、ある程度人数を揃える場合は、余裕を持って開始するようにしてください。

協進印刷本社のアカウントがホストで主催するときは、デフォルトの設定で参加者を待機室で待っていただいて、ホストが許可したら会議に入れるようにしています。

待機室で待っている人にもチャットで連絡ができるので、あまりにも時間がかかる場合などは、チャットで知らせてあげてください。

 

3.Zoom招待の送り方(PCブラウザ編)

Zoomのサイトから有料アカウント(協進印刷 本社)でログインします。個人アカウントの無料アカウントでやるときも同じ流れになります。

 

Zoomでスケジュールリンクの発行

Zoomスケジュール作成(PCブラウザ編)

Zoomのスケジュール発行が終わったら、必要なところをコピーしてメールで送信してください。

 

メールでスケジュールを送信

Zoomスケジュール送信(PCブラウザ編)

 

4.Zoom招待の送り方(アプリ編)

Zoomアプリを立ち上げると、下記のようなウィンドウが立ち上がります。

(「次でのサインインを維持」をチェックしていると、次回以降同じアカウントでログインされます。アカウントを切り替えたい場合は、一度ログアウトして入り直してください。)

 

Zoomアプリでスケジュールリンクの発行

Zoomスケジュール作成(アプリ編)

招待リンク発行後の流れは、ブラウザからの手順と同じになります。

 

5.スケジュールせずにZoom会議を開始する

上二つは、あらかじめ日時を指定してZoomを開始するやり方でしたが、即Zoomで打ち合わせをしたい場合のやり方を二つほど紹介いたします。

 

新規ミーティングからZoomを開始

ホストとしてミーティングを開始して、画面下部にある参加者右の△をクリックして【招待】、表示されたウィンドウから招待リンクをコピーしてメールやChatworkなどで送信。

 

連絡先からZoomを開始

わざわざ招待リンクを送るほどではなく、すぐに1対1でZoomで打ち合わせをしたい場合は、連絡先に登録してある人を選択し、【ミーティング】を押すことで即時開始することもできます。

 

ただし、連絡先から開始したい場合は、相手を連絡先に登録しておかないといけないため、頻繁にZoomで打ち合わせを行うメンバーは無料アカウントを作ってお互いに連絡先に登録しておくとスムーズです。

 

 

6.無料アカウントと有料アカウントでできることの違い

有料・無料アカウントでできること

  • 画面共有（ファイル・ホワイトボード）
  • リモート操作
  • テキストチャット
  • レコーディング（録画・録音）
  • ブレークアウトルーム（グループ分け）

 

レコーディングに関しては、自分主催ではない場合、レコーディングするには主催者の許可が必要だったと思います。

Zoomでつながった状態で画面をシェアすることで、リモートで相手のPCを操作しレクチャーすることやPCの設定をするなどもできます。うまく利用してもらえればと思います。

 

有料アカウントでのみできること

  • 複数人での時間無制限オンライン通話
  • クラウドレコーディング機能
  • 共同ホスト機能
  • 投票機能

 

無料アカウント同士でも1対1の通話であれば、時間無制限でできますが、複数人(3人以上)でのオンライン会議の場合は無料アカウント同士ですと40分に時間制限されます。ここが一番の有料化のメリットだと思われます。

 

7.ホストとゲストのできることの違い

ホストとゲストで会議中にできることに差があります。

ホスト(主催者)の場合、

  • 待機室のメンバーの入室を許可する。
  • 待機室のメンバーにメッセージを送る。
  • 参加者のマイクをミュートにする。
  • マイクのミュートの解除を求める。
  • ミーティングの録画(ゲストも許可があればできます)。
  • 画面の共有(ホストが許可してあればできる)。

 

上記のことができます。逆にゲストは、

  • ホストの許可があれば、ミーティングの録画ができます。
  • ホストが許可してれば、画面の共有できます。

 

8.Zoom画面で出来ること(PC編)

Zoomは、PCからとスマホ・タブレットからでいじれる項目が違います。PCからの方が出来ることが多いので、PCの方のみ紹介します。スマホ・タブレットアプリで項目がないところはできないと思ってもらって構いません。

オーディオ設定

PCからですと、オーディオの細かい設定ができます。マイク・スピーカーをPC付属のにするか、USBやBluetooth・HDMIでつないだ外部接続のにするか選択できます。

スマホ・タブレットは基本的にはつながっている機器(Bluetooth機器やヘッドセット)が優先されるようです。

 

ビデオ設定

カメラを外部接続していればこちらから選択できます。バーチャル背景(人物切り抜き)もこちらから選択できます。周りを見せたくない場合はこちらから選択してください。

ちなみに、バーチャル背景はブラウザからアカウントにログインしていじれる、【設定】＞【ミーティング詳細】のところからオン・オフできます。【設定】のところには他にも色々と項目がありますので、興味があれば確認してみてください。

主にホストとして主催する際に関係する設定ですが、知っておいてもいいと思います。

 

チャット

チャットをしたい場合は、チャットボタンを押すとチャットウィンドウが立ち上がります。ファイルを共有したい場合は、チャットウィンドウ下部のファイルから選んで送信することができます。ドラック＆ドロップでも行けた気がします。宛先を選択することで、個別に送ることも可能です。

 

画面共有

画面共有から画面を共有することができます。その際、オプションでゲストの参加者も画面共有できるかホスト側でコントロールすることができます。以前、参加者がセミナー中に勝手に共有するという迷惑な問題があったのでホスト側でコントロールできるようになりました。

画面共有されている際に、参加者が共有できない場合はオプションの一番下の項目「他の人が共有している場合に〜」のところを【全参加者】にチェック入れてください。

 

反応

ミュート中に何か言いたいことある場合は「手をあげる」を使うのも。手を挙げた後はそのままだと上げたままにあるので、終わったら手を下げるようにしてください。